Chaque année, le salarié titulaire d'un contrat à durée indéterminée est informé par écrit du total des droits acquis au titre du DIF.

L'employeur est également tenu d'informer le salarié en contrat à durée déterminée de ses droits à DIF mais la loi ne prévoit pas la périodicité de cette information (C. trav., art. L. 933-2 et L. 931-20-2).

Les modalités de l'information des salariés (en CDI ou en CDD) ne sont pas précisées par le code du travail. Lors des débats parlementaires sur la loi du 4 mai 2004 (L. no 2004-391, 4 mai 2004 : JO, 5 mai), le gouvernement a refusé un amendement visant à faire figurer les droits acquis au titre du DIF sur le bulletin de paie (AN débats séance 12 déc. 2003).
Toutefois, rien n'interdit à l'employeur d'informer le salarié par le bulletin de paie (AN débats séance 12 déc. 2003). L'employeur peut également décider d'informer le salarié sur un document spécifique.

En ce qui nous concerne, les heures de formation doivent être exécutées en dehors du temps de travail. Ce salarié étant dispensé d’exécuter son préavis, doit-il percevoir en plus de son indemnité compensatrice de préavis, cette allocation de formation ? Le DIF est transférable en cas de licenciement du salarié, sauf pour faute grave ou lourde.

Le transfert du DIF signifie que le salarié licencié, sauf pour faute grave ou lourde, peut demander, avant la fin de son préavis, à bénéficier d'une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l'expérience ou de formation au titre de son DIF. Si le salarié ne fait pas sa demande en temps voulu, il perd ses droits.

Les textes ne prévoient pas la possibilité pour l’employeur de refuser cette demande, dès lors il semble que l’employeur ne puisse refuser cette demande. Le texte ne précise pas à quel moment doit être effectuée l’action de formation. Elle peut donc avoir lieu après le préavis, dès lors que la demande a été faite pendant le préavis.

Aucune disposition particulière n’est prévue quant à l’indemnisation du DIF utilisé pendant le préavis. Il est donc fait application des dispositions générales.

Les heures de formation suivies pendant le temps de travail donnent lieu au maintien de la rémunération. Les heures réalisées en dehors du temps de travail donnent lieu au versement par l'entreprise d'une allocation de formation d'un montant égal à 50 % du salaire horaire net de référence du salarié.

En cas de préavis payé non effectué, les heures de formation exécutées pendant cette période sont effectuées hors temps de travail. Le salarié va donc percevoir sur cette période l’indemnité compensatrice de préavis et l’allocation DIF. Concernant les heures de formation réalisées après la période de préavis, ces heures étant effectuées en dehors du temps de travail, l’allocation de formation est due.

Lorsque le salarié demande le bénéfice d’une action, l’entreprise calcule le montant de l’allocation de formation correspondant aux heures acquises et non utilisées au titre du DIF. Ce calcul s’effectue sur la base du salaire net perçu par le salarié avant son départ de l’entreprise. Les sommes correspondant à ce montant permettent de financer tout ou partie d’une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience ou de formation.

La Loi n’aborde que le principe de l’utilisation du DIF sans en préciser les modalités de gestion. Deux hypothèses au moins sont envisageables :

• L’entreprise provisionne la somme et règle les coûts de formation dans la limite des droits acquis lorsque le salarié en fait la demande.
• L’entreprise fait un versement du montant des droits du salarié à l’OPCA, qui assurera ensuite la prise en charge de la formation, du bilan de compétences ou de la VAE.

Il n’y a pas de délai pour réaliser la formation, le délai concerne le seul principe de l’utilisation qui doit être demandée pendant le préavis.

Une troisième possibilité est offerte aux entreprises des branches professionnelles qui ont décidé de recourir à ce dispositif, sous la forme de la remise d’un titre formation d’un montant égal aux droits des salariés, ce titre ne pouvant être utilisé que pour financer une formation, un bilan de compétence ou une VAE.

La mise en œuvre du DIF relève de l'initiative du salarié en accord avec son employeur.

Le choix de l'action de formation envisagée est arrêté par accord écrit du salarié et de l'employeur. Ce choix peut prendre en compte les priorités définies par accord collectif sans que cela soit obligatoire.

Les actions de formation permettant l'exercice du DIF peuvent être choisies parmi les actions de formation prioritaires définies par une convention ou un accord collectif de branche. A défaut, ces priorités peuvent également être définies par accord collectif conclu entre les organisations représentatives d'employeurs et de salariés signataires d'un accord constitutif d'un organisme collecteur paritaire des fonds de la formation professionnelle continue à compétence interprofessionnelle.

En l'absence d'un accord collectif fixant des actions de formation prioritaire, les actions de formation permettant l'exercice du DIF sont (C. trav., art. L. 933-2, al. 2):

• les actions de promotion ou d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances mentionnées à l'article L. 900-2 du code du travail ;
• les actions de qualification prévues à l'article L. 900-3 dudit code.

L’art. L. 900-3. du Code du travail - (L. no 90-579, 4 juill. 1990)- prévoit en effet que « Tout travailleur engagé dans la vie active ou toute personne qui s’y engage a droit à la qualification professionnelle et doit pouvoir suivre, à son initiative, une formation lui permettant, quel que soit son statut, d’acquérir (L. no 91-405, 31 déc. 1991) « une qualification correspondant aux besoins de l’économie prévisibles à court ou moyen terme » :

• (L. no 2004-391, 4 mai 2004, art. 4 1o) soit enregistrée dans le répertoire national des certifications professionnelles prévu à l’article L. 335-6 du code de l’éducation ;
• soit reconnue dans les classifications d’une convention collective nationale de branche ;
• soit figurant sur une liste établie par la commission paritaire nationale de l’emploi d’une branche professionnelle. (L. no 2004-391, 4 mai 2004, art. 4, 2o) L’Etat et la région contribuent à l’exercice du droit à la qualification, notamment pour les personnes n’ayant pas acquis de qualification reconnue dans le cadre de la formation initiale »

L'employeur dispose d'un délai d'un mois pour notifier sa réponse au salarié. L'absence de réponse de l'employeur vaut acceptation du choix de l'action de formation (C. trav., art. L. 933-3, al. 1).

La forme que doit revêtir la réponse de l'employeur n'est pas précisée par les textes. Une réponse écrite (refus ou acceptation) est préférable. Le choix de l'action de formation envisagée est arrêté par accord écrit du salarié et de l'employeur.

Si l’employeur accepte la demande, un accord écrit doit formaliser le choix de la formation et le fait qu’elle soit suivie dans le cadre du DIF. Cette formalisation doit nécessairement précéder le départ en formation. En effet, toute formation organisée par l’entreprise sans qu’il y ait formalisation au titre du DIF sera considérée comme relevant du plan de formation.

Le code du travail ne précise pas les raisons qui pourraient justifier un refus de la part de l'employeur. Il prévoit seulement que ce dernier donne son accord sur le choix de l'action de formation. On peut en déduire que le seul motif valable de refus concerne le choix de la formation. Ce choix peut porter d’après l’avis des éditions législatives dans le Dictionnaire permanent social 2007, sur la nature de l'action de formation, sa durée, ses modalités de réalisation et son coût. En conséquence, le refus de l'employeur ne pourrait se fonder que sur l'un de ces éléments, en particulier le caractère éventuellement non prioritaire de l'action de formation au sens de l'accord de branche.

En raison de l'imprécision du code du travail, l'employeur ne peut motiver son refus qu'en faisant état de son désaccord sur le choix de l'action de formation (et non pas son coût) ou le cas échéant sur le défaut d'ancienneté du salarié. Il semble préférable que l'employeur fasse connaître ses motifs au salarié, même si le code du travail ne le lui impose pas. En effet, il semble difficile d’admettre que l’employeur ne soit pas tenu à donner des explications au salarié, ne serait-ce que pour s’assurer qu’il ne s’est pas prononcé sur des motifs discriminatoires ou ne relevant pas du strict pouvoir de gestion de l’entreprise.
Ceci impose donc à l’entreprise de définir une politique en matière de DIF sur laquelle elle pourra fonder les réponses apportées aux salariés.

Lorsque durant deux exercices civils consécutifs, le salarié et l'entreprise sont en désaccord sur le choix de l'action de formation, l'OPACIF dont relève l'entreprise peut prendre en charge la formation.
Cette prise en charge financière se déroulera dans le cadre d'un congé individuel de formation (CIF) sous réserve que l'action de formation choisie par le salarié corresponde aux priorités et aux critères définis par ledit organisme.
Dans ce cas, l'employeur est tenu de verser à cet organisme le montant de l'allocation de formation correspondant aux droits acquis par le salarié au titre du DIF et les frais de formation calculés sur la base forfaitaire applicable aux contrats de professionnalisation (C. trav., art. L. 933-5).