Les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise, doivent tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage, tous les salariés occupés par l'établissement, y compris les travailleurs à domicile.

Les indications relatives à l'embauche doivent être portées sur ce registre au moment de l'embauche et de façon indélébile. Les mentions relatives aux événements postérieurs sont ajoutées lorsque ces derniers surviennent.

Ce registre contient un certain nombre de mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant cinq ans, à compter de la date du départ des salariés.

Le registre du personnel qui a pour objet de permettre le contrôle des mouvements de personnel, tant par l'administration que par les délégués du personnel, doit être tenu dans tous les établissements qui emploient des salariés (Cass. crim., 10 déc. 1985, no 84-92.970 : Bull. crim. , no 398). En cas de pluralité d'établissements, le cadre légal de l'obligation est l'établissement et non l'entreprise. (Cass. crim., 28 sept. 1992, no 91-86.851 : Bull. crim., no 292)

Il s’agit ici de l'établissement où se trouvent l'employeur et son délégataire. Ainsi, la tenue d'un registre unique du personnel distinct de celui tenu par le siège n'est pas requise dans une boutique de vente de chocolats au détail sans autonomie juridique et sans responsable ayant le pouvoir de recruter.
(Cass. crim., 17 janv. 1995, no 93-85.078 : Bull. crim. , no 23)

Le registre est tenu à la disposition des délégués du personnel et des agents chargés du contrôle, notamment des inspecteurs du travail. En revanche, sauf accord de l'employeur, les délégués syndicaux, qui ne sont pas délégués du personnel, n'ont pas accès au registre (Rép. Vivien : AN 17-1-1976 p. 279).

Précisons que les infractions aux dispositions qui précèdent sont sanctionnées par la peine d'amende prévue pour les contraventions de 4e classe appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Le montant de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe est de 750 euros pour les personnes physiques et de 3 750 euros pour les personnes morales.

Les entreprises qui le souhaitent peuvent, après consultation des délégués du personnel, remplacer le registre unique du personnel par un support de substitution notamment informatique à la condition que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues.

Les délégués institués par voie conventionnelle dans les établissements de moins de onze salariés sont également visés par cette disposition.

L'employeur doit adresser à l'inspecteur du travail l'avis résultant de la consultation des délégués du personnel.

Toutefois, ce support de substitution doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé dans le même délai que le registre qu'il remplace.

Le traitement automatisé des mentions figurant au registre unique du personnel doit permettre :

• la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d'embauchage ou de mise à disposition ;
• la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l'embauchage d'un salarié ou à un changement de situation ;
• l'adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales.

(Circ. DRT no 90-16, 27 juill. 1990 : BO Trav. no 90/22).

(Sources : Dictionnaire permanent social 2008, Editions Législatives ; Mémento Social 2008, Editions F LEFEBVRE ; Circ. DRT no 90-16, 27 juill. 1990 : BO Trav. no 90/22).

Les délibérations du comité d'entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués au chef d'entreprise et aux membres du comité (C. trav., art. R. 434-1). C'est le secrétaire du comité d'entreprise et lui seul qui rédige le procès-verbal. Le secrétaire est également seul habilité à signer le procès-verbal, sauf dispositions contraires du règlement intérieur pouvant prévoir la cosignature de l'employeur. Si rien n'est prévu, l'employeur ne peut pas exiger de cosigner le procès-verbal (CA, 7 févr. 1978, no 256/78, Sté Creusot Loire c/ Peire, ès qual.).

La rédaction du procès-verbal de réunion est à la fois une compétence exclusive et une obligation pour le secrétaire.

Si l'employeur n'a pas en principe à intervenir dans la rédaction du procès-verbal, il est souvent d'usage de lui transmettre le projet de procès-verbal établi par le secrétaire pour lui permettre de le lire et éventuellement de modifier les propos qui lui sont prêtés. Sauf si le règlement intérieur du CE ou un usage d'entreprise le prévoit, rien n'oblige le secrétaire à procéder à cette consultation préalable du président du CE, ni d'ailleurs à tenir compte de ses éventuelles observations. Cependant, il y a tout intérêt afin d’éviter une contestation en séance, lors de l'adoption officielle du procès-verbal.

La rédaction et la présentation du procès-verbal, qui a pour objet essentiel de rendre compte du déroulement de la réunion et des avis et décisions du comité, sont laissées à la libre appréciation du secrétaire du comité :

• le lieu, la date, l'heure de commencement et de fin de la réunion ;
• le nom des présents, en précisant à quel titre les personnes assistent à la réunion, et la liste des personnes excusées ;
• les points inscrits à l'ordre du jour de la réunion du comité d'entreprise.

Le procès-verbal rend compte :

• des avis émis par le comité à la demande de l'employeur, à chaque fois que la consultation du comité est prévue par la loi ;
• les résultats des votes organisés par le comité d'entreprise pour l'adoption des résolutions et les désignations ;
• des informations communiquées par l'employeur au comité, à chaque fois que ces informations sont prévues par la loi ;
• des propositions que le comité soumet à l'employeur et des réponses que ce dernier y apporte lors de la réunion suivante ;
• des décisions prises par le comité dans le cadre de ses diverses attributions ou pour les besoins de son fonctionnement interne.

Il est souhaitable que le procès-verbal retrace aussi, même sommairement, l'ensemble des débats et des échanges de points de vue. Le secrétaire a le choix entre :

• faire retranscrire intégralement les débats avec l'aide matérielle d'une personne extérieure au comité, ou en ayant recours à un prestataire de services chargé de retranscrire les enregistrements des débats ;
• faire par ses propres moyens une synthèse des débats en les résumant de façon plus ou moins détaillée.

Le chef d'entreprise doit faire connaître à la réunion du comité qui suit la communication du procès-verbal sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal (C. trav., art. L. 434-4).

Le procès-verbal établi par le secrétaire du comité doit être transmis à tous les membres du comité ainsi qu'au chef d'entreprise. (C. trav., art. R. 434-1). Cette communication précède nécessairement l'adoption du procès-verbal qui a généralement lieu au cours de la réunion suivante. Le code du travail ne donne pas de précisions sur les modalités d'adoption du procès-verbal. En pratique, l'adoption intervient généralement au cours de la réunion suivante. Le règlement intérieur du CE peut fixer des modalités précises d'adoption du procès-verbal, et notamment la majorité requise.

Tout membre du comité, président ou membre élu peut présenter des observations et proposer des modifications.

Outre sa communication aux membres du comité, le procès-verbal :

• peut être transmis au directeur départemental du travail si le comité d'entreprise le décide (C. trav., art. L. 434-9, al. 1) ;
• doit être tenu à la disposition des inspecteurs et contrôleurs du travail qui peuvent à tout moment en prendre connaissance (C. trav., art. L. 434-9, al. 2).

Les propositions ne peuvent être prises en compte que si elles sont adoptées par la majorité des membres ayant le droit de vote.

Le procès-verbal après avoir été adopté peut être affiché ou diffusé dans l'entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité (C. trav., art. L. 434-4).

En ce qui concerne les modalités d'affichage, l'administration a apporté les précisions suivantes :

• dès lors que le procès-verbal a été adopté à la majorité des membres du comité d'entreprise, il peut être affiché pour information à l'ensemble du personnel, sous réserve qu'il existe un règlement intérieur comportant une clause relative à la diffusion du procès-verbal (Lettre min. no 1790) ;
• en l'absence de règlement intérieur ou de clause régissant les modalités de diffusion, le secrétaire devra obtenir par un vote majoritaire du comité une autorisation de procéder à l'affichage. Cette délibération peut avoir un caractère général et reconnaître le droit d'affichage au secrétaire du comité d'entreprise pour toute la durée de son mandat (Lettre min. no 1790).

L'article L. 432-6 du code du travail prévoit un dispositif obligatoire qui permet au CE d'être représenté au conseil d'administration ou de surveillance, selon le cas, de la société. Les règles sont les suivantes :

• dans les sociétés, deux membres du CE, délégués par le comité et appartenant l'un à la catégorie des cadres techniciens et agents de maîtrise, l'autre à la catégorie des employés et ouvriers, assistent avec voix consultative à toutes les séances du conseil d'administration ou du conseil de surveillance, selon le cas ;
• dans les sociétés où il est constitué trois collèges électoraux, la délégation du personnel au conseil d'administration ou au conseil de surveillance est portée à quatre membres dont deux appartiennent à la catégorie des ouvriers et employés, le troisième à la catégorie de la maîtrise et le quatrième à la catégorie des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification ;
• les membres de cette délégation du personnel ont droit aux mêmes documents que ceux adressés ou remis aux membres du conseil d'administration ou du conseil de surveillance à l'occasion de leurs réunions. Ils peuvent soumettre les vœux du comité au conseil d'administration ou au conseil de surveillance, lequel doit donner un avis motivé sur ces vœux. C. trav., art. L. 432-6

La représentation du comité est obligatoire dans toutes les sociétés qui possèdent un conseil d'administration ou un conseil de surveillance. Il s'agit des sociétés anonymes, des sociétés en commandite par actions et les sociétés civiles faisant publiquement appel à l'épargne.

Il est à noter que l'article L. 432-6 du code du travail s'applique également :

• aux sociétés par actions simplifiées, dont les statuts doivent préciser l'organe social auprès duquel les délégués du comité siègeront ;
• aux sociétés à responsabilité limitée qui ont institué statutairement un conseil de surveillance chargé de suivre et contrôler l'action du ou des gérants (Rép. min. no 26269 : JO Sénat Q, 17 juin 1978, p. 1464).

Le nombre de délégués du comité au conseil d'administration ou de surveillance varie selon le nombre de collèges électoraux constitués dans l'entreprise :

• dans les entreprises comportant deux collèges électoraux, le comité désigne deux délégués appartenant, l'un à la catégorie des cadres, techniciens et agents de maîtrise, l'autre, à la catégorie des employés et ouvriers ;
• dans les entreprises comportant trois collèges électoraux, la délégation du personnel au conseil d'administration ou au conseil de surveillance est portée à quatre membres, dont deux appartiennent à la catégorie des ouvriers et employés, le troisième à la catégorie de la maîtrise et le quatrième à la catégorie des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux et techniques assimilés sur le plan de la classification. C. trav., art. L. 432-6

Il est par ailleurs prévu par l'article L. 432-6 du code du travail :

• que dans les sociétés anonymes dans lesquelles les statuts prévoient l'élection par le personnel de salariés siégeant avec voix délibératives au conseil d'administration ou de surveillance, la représentation du comité sera limitée à un seul membre obligatoirement désigné parmi les membres titulaires ;
• que dans les sociétés appartenant au secteur public, c'est le secrétaire du comité qui est chargé de représenter le CE. C. trav., art. L. 432-6

L'article L. 432-6 du code du travail prévoit, sans autre précision, que les représentants du comité d'entreprise sont délégués par ce comité. Il s'agit en fait d'une élection, à laquelle il convient d'appliquer les règles habituelles prévues pour la désignation de membres par le CE.

Rappelons à ce sujet :

• que seuls les membres ayant voix délibératives peuvent participer à la désignation des représentants du comité ;
• que l'employeur ne peut participer au vote organisé par le comité d'entreprise

Les membres titulaires comme les membres suppléants du comité peuvent être désignés. En revanche, les représentants syndicaux ne peuvent l'être.

Chaque représentant du CE est choisi parmi ses pairs dans le collège dont il est issu. Cependant leur désignation se fait par un vote global de l'ensemble des élus titulaires du CE, et non collège par collège. En d'autres termes, l'ensemble des membres du CE désigne l'ensemble des représentants (Lettre min. Trav. 7 janv. 1954 : QP 1954, p. 985).

Les représentants du CE assistent avec voix consultatives à toutes les séances du conseil d'administration ou de surveillance, selon le cas. Ils peuvent lui soumettre les vœux du comité. Le conseil d'administration ou le conseil de surveillance doit donner un avis motivé sur ces vœux.

Même s'ils ne participent pas au vote, les représentants du comité peuvent prendre la parole et exprimer un avis.

Il appartient donc à l'employeur de les convoquer aux séances de chaque conseil d'administration ou de surveillance dans un délai suffisant.

Sur le plan pénal, le défaut de convocation des représentants du comité est susceptible de constituer un délit d'entrave. Sur le plan civil, la question de savoir si le défaut de convocation peut entraîner la nullité des délibérations du conseil d'administration ou de surveillance n'a pas été clairement tranchée par la jurisprudence. Dans une décision du 26 mai 1998, il a seulement été jugé que l'absence des représentants du CE aux séances du conseil de surveillance, hors toute fraude, n'entache pas de nullité une délibération dont le seul objet est l'exercice d'une action en justice (Cass. soc., 26 mai 1998, no 95-15.883).